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Come organizzare una fiera in 8 step

#topskills

Le fiere da sempre sono un memento d’incontro tra fornitori, produttori e clienti. Nel corso degli anni con il mutare del mercato economico, è cambiato anche il modo di fare le fiere, e non solo. Infatti mentre prima una fiera era un’espediente finalizzato esclusivamente alla vendita diretta (i venditori della folletto ne sanno qualcosa), oggi si ha un approccio “partner-oriented”, ovvero finalizzato alla costruzione del proprio network personale.

Partecipare ad una fiera non significa più vendere il fantasmagorico attrezzo tutto fare per la cucina, ma far vedere a potenziali clienti, partner e investitori i vantaggi dei nostri prodotti e servizi. In uno scenario completamente nuovo rispetto a quello con cui siamo cresciuti, bisogna conoscere necessariamente questi 8 step per organizzare una fiera e acquisire specifiche competenze di organizzazione eventi:

1) Definisci gli obiettivi

Il primo passo è quello di capire che tipologia di obiettivo vogliamo ottenere con la partecipazione ad una fiera. La partecipazione ad un evento fieristico può essere molto costoso, ma oggi è una delle poche attività di marketing offline in grado di portare enormi risultati. Per questo prima di decidere SE partecipare e a QUALE fiera partecipare dobbiamo definire con chiarezza l’obiettivo che si vuole perseguire. Questa scelta può ricadere su diverse finalità:

  • Aumentare le vendite: per avere un roi positivo rispetto al costo della fiera è necessario avere un brand e un prodotto già conosciuto;

  • Aumentare la visibilità: in questo caso le fiere possono aiutarti, devi considerare che per aumentare la propria brand awareness seguendo questa strada, comporterà necessariamente la partecipazione a più ferie durante l’anno;

  • Raccolta contatti: molti organizzatori di fiere assieme al costo dello spazio per l’esposizione, aggiungono come “omaggio” il database di contatti dei partecipanti. Ad ogni modo i migliori contatti sono quelli che riuscirai a raccogliere con la tua auto-promozione durante l’evento;

  • Trovare partner: le fiere di settore sono sempre frequentate da addetti ai lavori. Questo ti consentirà di entrare in contatto con nuovi potenziali partner come rivenditori, distributori, fornitori e anche investitori. Dovrai essere bravo a giocartela!

Una volta definito l’obiettivo principale da voler raggiungere con la partecipazione ad una o più fiere, quello che dovrai fare è predisporre il tuo lavoro e il tuo budget in modo da poter ottenere i risultati prefissati.

2) Studia le fiere

Esistono centinaia di fiere diverse. Ogni fiera si differenzia dalle altre per vari fattori come ad esempio per settore industriale, tipologia di evento, obiettivo della fiera e così via. Prima di scegliere di partecipare ad una fiera piuttosto che ad un’altra dovrai considerare in base al tuo obiettivo di partecipazione i seguenti fattori:

  • A chi è rivolta la fiera?

  • Che tipologia di aziende parteciperanno?

  • Quante persone sono previste?

  • Che risultati hanno ottenuto nelle edizioni precedenti?

  • Che grado di partecipazione avranno gli espositori?

Una volta che avrai trovato risposta a queste domande, potrai procedere con la redazione di una lista dei principali eventi più attinenti allo scopo finale che ti sei prefissato. Un altro fattore molto importante da considerare è la tipologia di costo richiesto per questa fiera, ovvero quanto dovrai investire per poter avere uno spazio dedicato alla tua azienda.

3) Costruisci il tuo dream team!

Spesso le aziende commettono sempre lo stesso errore: partecipare ad una fiera solo perché va fatto. Mi è capitato di lo scorso Giugno di partecipare al Web Marketing Festival a Rimini, dove ho visto con i miei occhi diversi spazi espositivi con aziende fornitrici di servizi per il web. Ovviamente non era una fiera ma un festival, questa è un’altra tipologia di evento da prendere in considerazione per partecipare come sponsor! Quello che ho visto con i miei occhi è stato incredibile, in ogni stand nessuno mi ha fermato, tutti gli addetti erano seduti a giocare con il loro smartphone e a parlare al telefono ridacchiando (della serie “qui che palle”). L’errore è stato enorme. Parliamo di un evento con migliaia di visitatori e probabili clienti e nessuno cercava di coinvolgerli. Questo è quello che non devi fare per vanificare il tuo investimento. Per costruire un vero dream team dovrai avere nel tuo staff:

  • 1 Responsabile Stand: ovvero un coordinatore che ha sotto controllo tutto il lavoro da fare e che si occupi di gestire i contatti più importanti;

  • 2 hostess (a seconda della grandezza dello stand): non parlo delle belle signorine bionde, con le gambe lunghe che fanno sorrisi, parlo di donne in grado di vendere, di stabilire relazioni con i passanti e di mostrare loro prodotti, raccogliere contatti e regalare gadget, oltre che ad organizzare mini-contesa fra i visitatori;

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  •  1 Addetto stampa: una risorsa che deve occuparsi di aggiornare in tempo reale sui propri canali social ciò che succede durante l’evento, la partecipazione ad un evento è una forma di comunicazione. Per questo motivo è indispensabile creare contenuto da poter condividere con i propri utenti;

  • 3 Maradona della vendita: sono il tuo tridente d’attacco. Hai presente la Folletto? Bene, niente di tutto questo. I tuoi venditori dovranno essere in grado, in base al tuo obiettivo di partecipazione, di portare risultati tangibili con fornitori, clienti e potenziali partner.

4) Formalizza la tua presenza

Una volta effettuato il bonifico all’organizzatore dell’evento fieristico al quale hai deciso di partecipare, non dovrai fare altro che farlo sapere. Oltre ai costi di partecipazione, ai pagamenti per i tuoi addetti dovrai considerare anche altri costi legati alla promozione in store e alla comunicazione aziendale. Per informare i tuoi contatti con un budget low cost utilizza queste strategie:

  • Comunicato stampa aziendale;

  • Comunicazione sul blog;

  • Comunicazione sui propri canali social;

  • Invio newsletter al proprio database (se ci sono persone localizzate nella città dell’evento);

Se l’evento è di spessore, nel periodo precedente alla partecipazione alla fiera puoi iniziare a modificare il tuo stile di comunicazione, inserendo il logo dell’evento nei tuoi comunicati o nelle tue strategie di marketing. Questo metterà in risalto il tuo brand e le persone saranno informate della partecipazione all’evento.

5) Crea un’esperienza memorabile

Quando le persone partecipano ad una fiera, spesso sono in fase “passiva”. Ovvero sanno benissimo che ci saranno venditori (Folletto Style) che proveranno a vendere l’oro l’ultimo modello di centrifuga proveniente direttamente da un laboratorio segreto in Svezia. Per evitare questo e invitare le persone a partecipare al tuo stand, puoi organizzare diverse tipologie di intrattenimento:

  • Contest;

  • Speech;

  • Eventi formativi;

  • Prove prodotto;

  • Sedute di consulenza personalizzate;

Questi sono solo alcuni esempi di ciò che si può fare per differenziarsi in modo costruttivo e memorabile dai nostri vicini di stand. Ovviamente bisogna farlo in maniera creativa e dinamica, senza imitare altre cose già viste altrove.

6) Organizza lo spazio d’esposizione

Il grande giorno è alle porte, e una delle cose più importanti da fare è creare una check-list del materiale da portare allo stand! Per fare questo ti lascio un elenco che potrai utilizzare come memo in casi di bisogno:

  • Gadget;

  • Carta;

  • Penne;

  • Device con i relativi accessori;

  • Videocamera;

  • Brochure;

  • Macchina fotografica;

  • Moduli di richiesta per la privacy;

  • Computer con i relativi accessori;

  • Contratti di lavoro del tuo team;

  • Badge del tuo team;

  • Tutta la documentazione relativa alla fiera;

A grandi linee queste sono le cose essenziali che non dovrai MAI e poi MAI dimenticare il giorno della fiera? Chiaro? :)

7) Twitta in tempo reale!

Ogni evento 2.0 che si rispetti ha il tuo hashtag! Questo può essere utilizzato per informare in tempo reale gli utenti che ti seguono di tutte le grandi iniziative che state svolgendo durante la fiera, in modo da condividere foto, video e testimonianze delle persone che faranno visita del tuo stand.

Questo materiale è di vitale importanza per mostrare al mondo l’attività aziendale e in che modo la tua azienda si relaziona con i suoi clienti. La fiera è un’attività di marketing offline questo è vero, ma se non sei social sei tremendamente out!

8) Follow up

L’evento si è concluso con successo ed è arrivata finalmente l’ora di tirate una linea e vedere ciò che si è prodotto. Prima di farlo però è necessario creare delle azioni di follow up per lasciare un ricordi ai visitatori del proprio stand. Una pratica efficace è quella di inviare un’email di ringraziamento a tutte le persone che hanno avuto contatto con te ed il tuo team, spedendo loro un omaggio o un buono sconto per i tuoi servizi. Avendo conosciuto di persona le risorse della tua azienda, se si sono trave bene saranno ben propense ad acquistare!

Un’altra strategia è quella di creare un video con la raccolta dei migliori momenti dell’evento, inserendo anche delle video testimonianze e delle dichiarazioni del personale organizzativo della fiera.

 

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Sei pronto all’evento?

Ora che hai il quadro generale sulle cose da fare ASSOLUTAMENTE prima,durante e dopo l’evento scegli con attenzione il tuo obiettivo e cerca la fiera più adatta a te! Hai già partecipato ad altre fiere? Condividi la tua esperienza lasciando un commento!


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28 Agosto 2015

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